En ulempe ved å bruke brevfusjon for å lage dokumenter er at du har større risiko for å gjøre flere feil enn om du opprettet hver enkelt av dine dokumenter individuelt. Hvis du ikke er veldig kjent med brevfusjon, er risikoen for å gjøre katastrofale feil som kan skru opp alle dine trykte dokumenter, mye høyere.
Det er ikke å si at erfaringspostfusjoner ikke trenger å korrekturlese sine dokumenter også. Følgende elementer er de fem største feilfeilene i mailen som du bør sjekke dokumentene dine for før du fullfører dem og sender dem ut for å skrive ut.
1. Komprehensivitet
Det er viktig for deg å dobbeltsjekke om du har lagt inn all nødvendig informasjon som kreves for en vellykket postfusjon. Det er ganske enkelt å overse et felt når du lager dokumentet ditt. Vær spesielt oppmerksom på adresser og enda viktigere, postnummer. Du bør også sørge for at hilsen linjene eller andre områder der du har satt inn flere felt i rekkefølge, er fylt ut på riktig måte.
2. Nøyaktighet
Selv om dette kan virke som sunn fornuft, vil du bli overrasket over hvor mange som rydder opp posten deres slås sammen fordi de ikke sjekket for nøyaktighet. For å sikre nøyaktigheten av mailfusjonen din, må du forsikre deg om at du har satt inn de riktige feltene på de riktige stedene. Hvis du har felt med lignende navn, er det altfor lett å sette inn feil. Hvis du finner ut at du ofte gjør denne feilen, er det en god ide å revurdere navnene du gir feltene dine for å unngå fremtidig forvirring.
3. Spacing
Spacing kan ikke virke som det viktigste når du arbeider med mail-sammenslåinger, men avstand spiller en viktig rolle. Noen ganger er det vanskelig å fortelle hvor mange mellomrom du har skrevet inn i et dokument. Bruken av feltfeltfelt gjør det enda vanskeligere å fortelle, spesielt når de er tett sammen. Du kan til og med finne ut at du har utelatt plasser helt. Det er viktig å sjekke dokumentet ditt for å sikre at du har mellomrom mellom alle feltene ellers, og det endelige produktet vil bare være flere massive ulørlige løpende ord.
4. tegnsetting
På samme måte som avstand, overser mange mennesker verdien og betydningen av tegnsetting når de arbeider med fusjoner. Det er enkelt å overse tegnsetting når du arbeider med fusjonsfelt på grunn av avstand. Du vil legge merke til at du ofte mislighrer tegnsetting, utelater det helt, eller legg til dobbelt tegnsetting når du har flere feltfeltfelter i flere rad.
5. Formatering
Formateringen av teksten din er en av de viktigste feilene som fører til et "Google-søk ikke fungerer". Det er viktig for deg å sjekke om formateringen som er brukt til feltfeltfeltene dine, er riktig. Enten du er en newbie-fusjon eller du har fullført hundrevis av postfusjoner, er det viktig å sjekke feltfeltfeltene for kursivisering, understrekking og fet formatering og korrigere dem før du fullfører Mail Merge.
Wrapping Up
Dette er på ingen måte en uttømmende liste over feil du kan introdusere i en sammenslåingsprosess, men det er et bra sted å starte. Og det sier seg selv at du skal ha bevis for andre feil, for eksempel skrivefeil og feilstavinger, som kan forekomme i et hvilket som helst dokument. Ingen er perfekt; Noen mennesker er bare bedre å late som de er!
