Det er mange e-postprogrammer der ute, og de er ikke nødvendigvis alle de samme. Hvis du vil at meldingen skal åpnes og leses, må du bruke et meldingsformat som mottakerens søknad støtter. Microsoft Outlook har 3 forskjellige meldingsformater som du trenger for ulike situasjoner.
3 Meldingsformater i Outlook og når du skal bruke det
Hvert meldingsformat har forskjellige alternativer, den du velger velger om du kan legge til formatert tekst, for eksempel fet skrift, farget skrift og kuler, og om du kan legge til bilder i meldingslegemet. Det som er viktig, er å velge at mottakeren vil kunne se - det er flott å ha formateringen og bildene, men noen e-postprogrammer støtter ikke formaterte meldinger eller bilder.
Med Outlook kan du sende meldinger i tre forskjellige formater.
Vanlig tekst
Vanlig tekst sender e-postmeldinger ved hjelp av bare enkle tekst tegn. Alle e-postprogrammer støtter vanlig tekst. Dette formatet er flott hvis du ikke er avhengig av fancy formatering, og det sikrer maksimal kompatibilitet. Alle som har en e-postkonto, vil kunne lese meldingen din. Vanlig tekst støtter ikke fet, kursiv, farget skrift eller en annen tekstformatering. Den støtter heller ikke bilder som vises direkte i meldingslegemet, selv om du kan inkludere bildene som vedlegg. Du bør merke at Hubspot har funnet ut at Vanlige tekstmeldinger får en høyere åpen og klikkfrekvens enn HTML-meldinger.
HTML
HTML lar deg bruke HTML-formatering. Dette er standardmeldingsformatet i Outlook. Det er også det beste formatet som skal brukes når du vil opprette meldinger som ligner på tradisjonelle dokumenter, med forskjellige skrifter, farger og punktlister. Du kan gjøre tekst skille ut med kursiv, for eksempel, eller endre skrifttypen. Du kan også inkludere bilder som vil vises inline og bruke andre formateringsverktøy for å gjøre meldingene dine penere og enklere å lese. I dag kan de fleste med e-post få HTML-formaterte meldinger greit (selv om noen foretrekker ren tekst for renhets skyld). Som standard, når du velger en av alternativene som tillater formatering (HTML eller Rich Text), sendes meldingen i HTML-format. Så når du bruker HTML, vet du at det du sender er det mottakeren vil se.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text er Outlooks proprietære meldingsformat. RTF støtter tekstformatering, inkludert kuler, justering og koblede objekter. Outlook konverterer automatisk RTF formaterte meldinger til HTML som standard når du sender dem til en Internett-mottaker slik at meldingsformatering opprettholdes og vedlegg blir mottatt. Outlook formaterer også automatisk møte- og oppgaveforespørsler og meldinger med stemmeknapper, slik at disse elementene kan sendes intakt over Internett til andre Outlook-brukere, uavhengig av standardformatet for meldingen. Hvis Internett-bundet melding er en oppgave eller møteforespørsel, må du bruke RTF. Outlook konverterer automatisk til Internett-kalenderformat, et vanlig format for Internett-kalenderelementer, slik at andre e-postprogrammer kan støtte det. Du kan bruke RTF når du sender meldinger i en organisasjon som bruker Microsoft Exchange; Vi anbefaler imidlertid at du bruker HTML-formatet. Dette er et Microsoft-format som bare støtter følgende e-postprogrammer: Microsoft Exchange Client-versjoner 4.0 og 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 og 2002
Slik angir du standardformatet
Følg lenken for å lære hvordan du angir standardformatet i Outlook.
