De fleste bedrifter er kjent med hva som kan gjøres i Microsoft Word og Excel, men forstå hva Microsoft Access kan gjøre, er litt vanskeligere å forstå. Ideen om å lage databaser og prøver å opprettholde dem virker som en unødvendig ressursbruk; For små bedrifter kan dette programmet imidlertid gi flere forskjellige fordeler, spesielt når det gjelder styring av vekst og organisering. Det gir en mye mer robust måte for små bedrifter å spore data og prosjekter enn Excel eller Word.
Tilgang kan ta mer tid å lære enn de mer brukte Microsoft-appene, men det har også den mest verdiskapende verdien for å spore prosjekter, budsjetter og vekst. Alle dataene som er nødvendige for å kjøre en liten bedrift for sammenligning og analyser, opprettholdes i et enkelt program, noe som gjør det enklere å kjøre rapporter og diagrammer enn i de fleste andre programmer. Microsoft tilbyr en rekke maler for å forenkle læringsprosessen, og brukere kan tilpasse malene når de går. Å forstå grunnleggende for Microsoft Access kan hjelpe små bedrifter til å se sin fulle verdi i deres daglige drift.
Bonus: Hvis du allerede bruker et regneark, er det enkelt å konvertere Excel-regnearket til en Access-database.
Opprettholde kundeinformasjon
En Microsoft Access-database tillater en bedrift å spore all nødvendig informasjon for hver kunde eller kunde, inkludert adresser, bestillingsinformasjon, fakturaer og betalinger. Så lenge databasen er lagret på et nettverk der alle ansatte kan få tilgang til og oppdatere den, kan informasjonen forbli aktuell. Fordi klientinformasjon er kritisk for hver liten bedrift, kan databasen (og skal) sikres. Legge til skjemaer i databasen hjelper små bedrifter til å sikre at ansatte inntast data konsekvent.
Som brukere blir kjent med programmet, kan mer utførlige komponenter legges til, for eksempel kartlegging til klientadresser. Dette gjør at ansatte kan verifisere adresser for nye kunder eller planlegge ruter for leveranser. Det tillater også bedrifter å opprette fakturaer, sende e-post og vanlig post, og spore når og hvordan fakturaer ble betalt. Oppdatering og lagring av kundedata i Access er mer pålitelig enn et regneark eller Word-dokument, og strømlinjeformerer håndteringen av denne informasjonen.
Sporing av finansielle data
Mange bedrifter kjøper programvare spesielt for å spore økonomi, men for en liten bedrift kan det være overkill; Dessuten har det en tendens til å skape ekstra arbeid. Ikke bare kan fakturaer opprettes og spores i en Access-database, men alle forretningskostnader og transaksjoner kan også registreres. For bedrifter som har full Microsoft Office Suite, inkludert Outlook og Access, kan betalingspåminnelser i Outlook kobles til databasen. Når påminnelsen dukker opp, kan brukerne foreta de nødvendige betalinger, skrive inn dataene i Access, og lukk påminnelsen.
Det kan være nødvendig å kjøpe mer sofistikert programvare etter hvert som virksomheten vokser, og disse bedriftene har en fordel hvis alle deres økonomiske data er lagret i Access. Mange andre programmer kan imøtekomme data som er eksportert fra Access, noe som gjør det lettere å overføre informasjon når tiden kommer.
Administrere markedsføring og salg
En av de minst brukte, men mest kraftfulle måtene å bruke Access på er å overvåke markedsførings- og salgsinformasjon. Med eksisterende klientinformasjon som allerede er lagret i databasen, er det enkelt å sende e-post, flygeblad, kuponger og vanlig post til de som kan være interessert i salg eller spesialtilbud. Små bedrifter kan da spore hvor mange av deres eksisterende kunder som svarer på følgende markedsføringskampanjer.
For nye kunder kan hele kampanjer opprettes og overvåkes fra et enkelt sted. Dette gjør det enklere for ansatte å se hva som allerede er gjennomført, hva som gjenstår å gjøre, og hvilke oppfølging er nødvendig.
Sporing av produksjon og inventar
I likhet med klientsporing er datasporing på lager, ressurser og aksjen avgjørende for enhver bedrift. Tilgang gjør det enkelt å legge inn data om forsendelser til varehus og å vite når det er på tide å bestille mer av et bestemt produkt. Dette er spesielt viktig for produsenter som krever en rekke forskjellige ressurser for å fullføre et produkt, for eksempel fly deler eller farmasøytiske ingredienser.
Selv tjenesteytende næringer må beholde beholdningen, og å ha all den informasjonen på ett sted gjør det lettere å se hvilken datamaskin som er tildelt hvilken medarbeider eller bestemme når kontorutstyr må oppgraderes. Om det sporer kjøretøy, mobilenheter, serienummer, registreringsinformasjon, brukerlogger eller maskinvare levetid, kan små bedrifter spore maskinvaren lettere i Access.
Utover maskinvare må bedriftene kunne spore programvare. Fra registrering og antall datamaskiner som er tillatt å bruke programvaren til versjoninformasjon og bruker, må bedriftene raskt og nøyaktig kunne trekke informasjon om deres nåværende konfigurasjoner.
Løpende rapporter og analyser
Kanskje det mest kraftfulle aspektet av Access er brukerens evne til å generere rapporter og diagrammer fra alle dataene. Evnen til å kompilere alt lagret i de forskjellige databasene er det som gjør Microsoft Access til et kraftverk for små bedrifter. En bruker kan raskt generere en rapport som sammenligner kostnadene for ressurser mot dagens prising, opprett et diagram som illustrerer hvor mye som er på lager for en kommende markedsføringskampanje, eller utfør en analyse som identifiserer hvilke kunder som står bak på betalinger.Med litt ekstra kunnskap om spørsmål, kan små bedrifter ta kontroll over hvordan de ser data.
Enda viktigere, Microsoft Access kan knyttes til andre Microsoft-produkter. Små bedrifter kan gjennomgå en rapport, slå opp klientdata og generere fakturaer i Word. En postfusjon kan skape brev med vanlig post mens brukeren samtidig genererer en e-post i Outlook. Data kan eksporteres til Excel for en mer detaljert titt på detaljer, og derfra sendes til PowerPoint for en presentasjon. Integrasjon med alle de andre Microsoft-produktene er kanskje den beste grunnen til å bruke Tilgang til å sentralisere all virksomhetsinformasjon.
