Sammen med de praktiske aspektene ved databaser, tilbyr Microsoft Access noen flotte funksjoner som gjør jobben litt enklere. En av de ekstra funksjonene er rapport temaer, som kan gjøre datadumpen til en nyttig, presentabel rapport. Det gir deg mulighet til å gjøre alle gruppe-, avdelings- eller bedriftsrapporter ser konsistente ut. Du kan angi et annet tema for en rapport som brukes på et selskapsmøte eller en konvensjon, eller du kan tilpasse en rapport for aksjonærer. Ved å bruke rapporttemaer, vil du finne det lettere å gi rapportene dine det profesjonelle utseendet som du virkelig ikke kan få med Microsoft Excel. Det er en av grunnene til at du bør flytte dataene dine til en database i stedet for å forsøke å vedlikeholde regneark.
Rapporttemaer-funksjonen er relativt enkel å bruke, spesielt hvis du er vant til å jobbe i Microsoft Access. Ikke bekymre deg hvis du ikke har hatt mye erfaring med Microsoft Access. Det er en rask og enkel øvelse for å begynne å bruke et stilig utseende til alt du trenger å se presentabel. Du kan til og med oppdatere temaene for eldre rapporter hvis du trenger å gjenopplive dem til sammenligning med en ny rapport. Dette er praktisk når du lager en sammenligning, og du vil ikke at målgruppen skal bli distrahert av det daterte utseendet på en rapport fra fem år siden, eller i noen tilfeller - det ekstremt grunnleggende utseendet på rapporter fra over ti år siden. Uansett dine behov, så lenge du har dataene i databasen, kan du gjøre det presentabelt.
Innstillingene for standardinnstillinger
Rapportens standard avhenger av om du starter fra grunnen av eller med en mal. Hvis du bruker en eksisterende database, er standard uansett skaperen av databasen som ble brukt under oppsettet. Hvis du lager din egen standard, har Access et enkelt sted hvor du kan gå for å sjekke ut temaene som følger med den kjøpte versjonen. Det finnes også temaer på nettet, så hvis du ikke liker hva som er med din kjøpte versjon, kan du finne noe som passer bedre til dine behov online.
Avhengig av om du jobber med gamle rapporter eller nye rapporter, kan det hende du vil ta litt tid til å gå gjennom temaene for å se hvilke som passer best for de forskjellige målgruppene. Hvis du skal omarbeide eldre rapporter, kan du vurdere noe som ligner på det du har gjort tidligere; Ellers må du gjøre mye arbeid for å gjenta alle rapportene.
Det er et standard tema for nye rapporter du kan overskrive.
- Klikk på rullegardinmenyen Hurtig tilgang Verktøylinje og velgFlere kommandoer.
- Klikk på Objektdesignere.
- Rull ned til Form / rapport designvisning og oppdatere Rapportmal for å matche den du vil bruke som standard.
- Klikk OK.
Du kan også angi standard fra design-visningen.
- Åpne rapporten i designvisning.
- Gå til Rapporter designverktøy > Design > temaer og gå til rullegardinmenyen under temaer knapp.
- Høyreklikk på temaet du vil lage standard og velg Gjør dette temaet til databasens standard.
Uansett hvilken metode du bruker til å endre standard, må du huske på at det endrer utseendet til eventuelle rapporter du oppretter etter at det er angitt. Det endrer ikke eksisterende rapporter.
Bruk av temaer til nye rapporter
Måten du bruker temaer på nye og eldre rapporter, er egentlig det samme, men det du ser varierer. Hvis du oppretter en ny rapport, har du kanskje ikke data for å fylle rapporten enda. Dette betyr at du har en mindre nøyaktig ide om hvordan sluttrapporten vil se ut, fordi den vil ha tomme mellomrom når du bruker temaet. Det er best å ha minst noen data når du begynner å se på rapporter slik at du kan se hvordan data og tema ser sammen. Hvis du ser på et tema uten tekst, kan du bli sjokkert for å se hvordan det ser ut når det er data.
- Åpne rapporten i designvisning.
- Gå til Rapporter designverktøy > Design > temaer, og gå til rullegardinmenyen under temaer knapp.
- Velg ett av temaene fra rullegardinmenyen eller åpne Søk å se på andre temaer du har lastet ned.
Hvis du liker designen og bare vil endre fargen, kan du gjøre det i samme område. I stedet for å klikke på temaer knappen, klikk på enten Farger eller Font knapper for å gjøre endringene.
Bruk av temaer til eldre rapporter
Oppdater eldre rapporter på samme måte som du oppdaterer nye rapporter, men spor hvilken eldre rapporterer du oppdaterer, så vel som når du har gjort endringene. Du må registrere deg for alt du endrer over tid for konfigurasjonskontroll, spesielt hvis du håndterer økonomisk eller annen informasjon som brukes i revisjoner. Hvis utseendet er forskjellig for eldre rapporter, må du kunne bevise hva som ble endret og når.
Vanligvis er det best å ikke oppdatere rapporter som du allerede har presentert. Du kan oppdatere utseendet fremover, behandle det som en helt ny rapport. Sjansen er at du ikke trenger å presentere gamle rapporter for noe som er offisielt. På sjansen for at du gjør det, gjør det ikke vondt for folk å se hvor mye virksomheten din har endret seg over tid.
