Navigasjonsskjema har eksistert en stund, og mange databaser, inkludert Microsoft Access 2013, bruker dem til å gjøre det enklere for brukere, særlig nye brukere, å komme seg rundt i programvaren. De er ment å forenkle å finne de mest brukte skjemaene, rapportene, tabellene og spørringene. Navigasjonsskjemaer er opprettet som standardplassering når en bruker åpner en database. Brukere presenteres med databasekomponenter som de sannsynligvis vil trenge, for eksempel et bestillingsskjema, kundedata eller månedlig rapport.
Navigasjonsskjemaer er ikke en fangst-all plassering for hver komponent i en database. Vanligvis omfatter de ikke ting som utøvende rapporter eller økonomiske prognoser med mindre det er formålet med databasen fordi den informasjonen vanligvis er begrenset. Du vil at ansatte og lag skal kunne få tilgang til data raskt uten å utsette dem for unikt, begrenset eller beta-testmateriale.
Det beste med navigasjonsskjema er at du har full kontroll over hva brukerne finner på dem. Du kan designe forskjellige navigasjonsformer for ulike brukere, noe som forenkler opplæring av nye ansatte. Ved å gi brukerne alt de trenger på åpningssiden, reduserer du hvor lang tid det tar for brukerne å bli kjent med det de trenger. Etter at de har grunnlaget for navigasjon, kan de begynne å lære om de andre områdene hvor de av og til trenger å gå for å fullføre sine oppgaver.
Hva skal du legge til i et navigasjonsskjema i Access 2013
Hver bedrift, avdeling og organisasjon er annerledes, så til slutt er det opp til deg hva du legger til i navigasjonsskjemaet. Du bør sette tid og tanke inn i å bestemme hva som ikke hører hjemme på skjemaet. Du vil gjøre det enkelt å finne og bruke alle tingene noen i dataregistrering eller rapportere generasjonsbehov - spesielt skjemaer og spørringer. Du vil imidlertid ikke at navigasjonsskjemaet skal være så overfylt at brukerne ikke kan finne det de trenger.
Et av de beste stedene å starte er å få tilbakemelding fra eksisterende brukere. Skjemaet må oppdateres jevnlig, nye skjema vil bli lagt til i prosessen, noen tabeller vil bli avskrevet, eller forespørsler blir omdøpt for å gjøre det klart hvordan de skal brukes, men den første versjonen av skjemaet skal være så nær perfekt som mulig. Få den første innspillingen fra nåværende brukere, i det minste, å fortelle hva slags ting som skal være på den første versjonen. Over tid kan du undersøke brukerne for å se hva som er endret eller bør oppdateres på navigasjonsskjemaet.
Den samme tilnærmingen gjelder for eksisterende navigasjonsformer. Med mindre du jobber med alle databasene hver uke, er du sannsynligvis ikke så kjent med hva forskjellige grupper og divisjoner trenger. Ved å få tilbakemelding, holder du navigasjonsskjemaer fra å ende opp med en arv objekt som ingen bruker.
Når skal du legge til et navigasjonsskjema
I de fleste tilfeller bør navigeringsskjemaene legges til før lanseringen av en database. Dette tillater brukerne å bruke skjemaet i stedet for å flyte gjennom områder og muligens jobbe på steder i databasen der de ikke skal jobbe.
Hvis du er et lite firma eller en organisasjon, trenger du kanskje ikke et navigasjonsskjema ennå. Hvis du for eksempel har mindre enn 10 objekter, skjemaer, rapporter, tabeller og spørringer, er du ikke på et stadium der du må legge til et navigasjonsskjema. Av og til kan du lage en periodisk gjennomgang av databasen din for å finne ut om antall komponenter har vokst nok til å trenge navigeringsskjemaer.
Slik oppretter du et navigeringsskjema i Access 2013
Den første opprettelsen av et Microsoft Access 2013 navigasjonsskjema er relativt grei. Problemene starter når det kommer tid til å begynne å legge til og oppdatere dem. Sørg for at du har en plan før du kommer i gang slik at du kan få en komplett første versjon.
- Gå til databasen der du vil legge til et skjema.
- KlikkSkape > skjemaer og klikk på rullegardinmenyen ved siden av Navigasjon for å velge utformingen av skjemaet du vil legge til. Navigasjonsruten vises. Hvis ikke, trykker du på F11.
- Bekreft at skjemaet er i Oppsett Se ved å se etter et område som heter Form Layout Tools på toppen av båndet. Hvis du ikke ser det, høyreklikker du på Navigasjonsskjema fanen og velg Layoutvisning fra Layout-alternativet.
- Velg og dra komponenten du vil legge til i navigasjonsskjemaet fra tabellene, rapportene, lister, spørringer og andre elementer på panelet på venstre side av skjermen.
Etter at du har organisert skjemaet slik du vil ha det, kan du gå inn og redigere navnene på ulike deler av skjemaet, inkludert bildetekster.
Når du føler at skjemaet er klart, send det rundt for en endelig sjekk av de som vil bruke den til å få tilbakemelding.
Angi navigasjonsskjemaet som standardside
Etter at du har brukt tidsplanleggingen og opprettet skjemaet, vil du at brukerne skal vite at den er tilgjengelig. Hvis dette er den første lanseringen av databasen, gjør navigasjonsskjemaet det første brukerne møter når de åpner databasen.
- Gå til Fil > alternativer.
- Å velge Gjeldende database på venstre side av vinduet som vises.
- Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Skjermbilde under Programalternativer og velg navigasjonsskjemaet fra alternativene.
Best Practices for Navigation Forms
- Databaser utvikler seg over tid, og navigasjonsskjemaet må gjenspeile disse endringene. Opprett en tidsplan for å periodisk gjennomgå skjemaet.
- Ikke overfylt navigasjonsskjemaet ditt.Jo flere ting du legger til i det, desto mindre effektivt blir det.
- Etikettskjemaelementer med navn som gjør det enklere for brukerne å finne ut hvordan de skal bruke hvert element. Hvis brukerne skal få tilgang til skjemaer og rapporter i en bestemt rekkefølge, må skjemaet gjenspeile det.
- Fargekoding av forskjellige navigasjonsskjemaer kan spare deg for mye problemer senere. Ved å sette en avdeling til grønt og en annen til lilla, blir det lettere for deg å holde oversikt over hva du har og ikke har gjort og unngå forvirring når du oppdaterer flere skjemaer samtidig.
