Jeg humrer alltid når virkelig innflytelsesrike mennesker nevner noe som "Å, jeg får over 600 e-poster per dag, " fordi det høres så virkelig fryktelig ut, selv for en ydmyk skryt. Men hva kan være enda tristere? Sjansene for at e-postene dine blir sett og svart på av en person som dette, er ikke så gode.
Men det er noen få enkle regler du kan følge for å øke sannsynligheten for at du ikke bare får lest e-postene dine, men får svar. Enten du e-post en eksekutiv på høyt nivå hos din bedrift eller en viktig profesjonell kontakt, følg disse reglene.
Vær oppmerksom på tid på døgnet
E-post er bra, fordi det føles som en ikke-påtrengende måte å få tak i noen. Tanken går på at "det har ikke noe å si når du sender e-posten, de får den når de har et ledig øyeblikk." Men det fungerer ikke helt slik. Faktisk har vi alle bruksmønstre for e-post, der vi ser på og svarer på e-post i løpet av bestemte høsttimer. Og å få meldingen til innboksen når noen aktivt sender e-post betyr at du har et bedre skudd på å bli sett.
Typisk har ledere en tendens til å sjekke e-post tidlig på morgenen eller sent på kvelden, siden de er opptatt i møter på det meste av dagen, så det er et bra sted å starte. Hvis du ikke får svar fra noen etter en uke, kan du prøve å sende e-post igjen, men på et helt annet tidspunkt på dagen.
Vær kort
Ikke start e-posten med en lang diatribe om hvem du er, hvor du fant noen e-postadresse eller livshistorien din. Bare kom rett til det. I journalistikken er det konseptet å legge alle de essensielle elementene i historien i gruppene, ikke begrave dem innerst inne i femte ledd. Gjør det samme her.
Og bokstavelig talt, hold e-posten din til så få ord som mulig. En veldig lang e-post skal skannes så raskt at det praktisk talt ikke er noen sjanse for at din faktiske grunn til e-post kommer til å bli sett. På den lappen:
Vær tydelig på hva du ber om
Jeg får e-poster hele tiden når jeg er ferdig med å lese, og jeg sier til meg selv: "Jeg har ingen anelse om hva denne personen vil ha." Det er viktig å ha et mål eller ønsket handling fra leseren din, fordi hvis noen ikke vet hva du vil, han eller hun vil sannsynligvis ikke svare. Så hva er målet? Vil du at en person skal møte deg? Vil du at han skal knytte deg til noen? Eller vil du bare at hun skal klikke på en lenke for å lære mer om noe? Forsikre deg om at du spesifikt nevner hva du vil at handlingen skal være. Og sørg for å være så høflig som mulig.
Gjør det om dem
En travel person har ikke tid til å lese om hva selskapet gjør, hvordan jobbsøket ditt er eller hva du virkelig trenger akkurat nå for bedriften din. I stedet for å dedikere mange ord til deg selv, gjør det om den andre personen. Hva kan du gjøre for å hjelpe ham? Hvorfor vil svare være gunstig eller lett for henne? Jeg svarer sjelden på en e-post der en person snakker for to avsnitt om hva selskapet gjør i pinefulle detaljer. Men hvis en person fort kan fortelle meg hvordan hun vil gjøre livet mitt enklere, er jeg tilbøyelig til å lære mer.
Faglinjetrinn
Vi legger så mye tid i e-postene våre at vi ofte glemmer emnelinjen. Men emnelinjer for personlige e-postmeldinger er like viktige som for markedsføring av e-postmeldinger (hvor vi omhyggelig besetter over noen gang ord og tester febrilsk forskjellige alternativer for å se hva som fungerer best).
Det er lett å skumme rett over eller ignorere generiske emnelinjer, så her er noen jeg absolutt vil unngå:
- Introduksjon
- Hilsen fra Elliott
- Oppfølging
- Flott møte deg
Hvorfor? Fordi de er generiske og kan komme fra hvem som helst. Du vil ikke skille seg ut. I stedet kan du prøve noe slikt:
- Vi håndhilste på Smith Charity-arrangementet i går
- Introduksjon for Person 1 og Person 2 for å koble til
- Du vil sannsynligvis ikke lese en annen e-post som denne i dag
De kan være litt utenfor veggen, men de er sannsynligvis forskjellige fra alt annet i personens innboks.
Den dårlige nyheten er at når det gjelder å nå ut til en viktig kontakt, kan du gjøre alt riktig og fremdeles ikke få svar. Men hei, når noen leser noen hundre e-poster om dagen, kommer han eller hun ikke alltid til din. Ikke ta stillheten som en avvisning - les i stedet våre tips om hvordan du kan være behagelig vedvarende og fortsette med det. Etter hvert vil du følge disse reglene øke sjansene dine for å få svar på en større prosentandel av e-postene dine.
